Politique de formation, GPEC et valorisation de la marque employeur font donc partie des fonctions aujourd’hui essentielles de la GRH du secteur public.
GRH qui, toutefois, reste encore trop souvent débordée par la gestion « papier » du personnel et ses tâches chronophages, au détriment de missions à plus haute valeur ajoutée. La dématérialisation des dossiers individuels et l’automatisation des process de gestion administrative permettent d’y remédier.
Actes relatifs au recrutement, demandes de congé, notes de frais, visites médicales, formation, arrêts maladie, fiches de paie… Les solutions logicielles RH offrent la possibilité de centraliser ces différents éléments constitutifs des dossiers individuels des agents. Elles permettent aussi d’assurer facilement le suivi personnalisé de ces évènements administratifs grâce à leur historisation et leur traçabilité.
Les plateformes collaboratives « selfservice » donnent, de plus, la possibilité aux agents d’accéder à leurs informations, disponibles à la demande, ainsi que de les actualiser en temps réel (modification de données personnelles, réédition de bulletins de salaire, gestion de leurs demandes de congés…).
Certains process administratifs sont longs et redondants pour les équipes RH. Ce sont souvent des tâches avec peu de valeur ajoutée qui freinent les équipes dans l’accomplissement de leurs missions essentielles. Grâce aux nouvelles technologies, les agents ont la possibilité d’automatiser tout ou partie de ces process, comme par exemple :
La génération de documents (contrats, attestations, autorisations…)
Le déploiement de process d’onboarding (transmission de documents, attribution d’adresse e-mail…)
La gestion des identifiants de connexion et des postes de travail
La signature électronique des documents
Loin d’être un seul moyen de simplification et de réduction des coûts, la digitalisation de la gestion administrative représente aussi et surtout une opportunité d’exploitation analytique poussée des données recueillies. L’analyse en continu des effectifs et des mouvements d’agents, au-delà du simple reporting descriptif, en illustre l’utilité.
L’objectif est ici de mobiliser les données non plus seulement pour « rendre compte », notion traditionnelle de gestion publique, mais mieux pour comprendre les phénomènes RH.
Ces données doivent également alimenter activement la prise de décision, soutenir le développement et l’épanouissement des agents, et bien évidemment améliorer l’exercice des missions du service public.
Recrutement, formation, évaluation, mais aussi gestion administrative du personnel. En partenariat avec Cegid, c’est l’ensemble de ses processus RH que l’UGAP a souhaité moderniser, pour permettre à sa GRH de se recentrer sur son cœur de métier : la valorisation attentive et prospective du capital humain.
Au programme : rationalisation des procédures, automatisation des tâches sans valeur ajoutée, systématisation de la collecte de données et exploitation d’indicateurs pertinents susceptibles d’éclairer la décision.
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