Utilisez le plan proposé ci-dessous pour un appel d’offres structuré et transparent.
Les 5 éléments clés de votre appel d'offre :
L'introduction doit être un court résumé expliquant pourquoi votre entreprise souhaite aujourd’hui faire l’acquisition ou renouveler un logiciel RH. Soignez la présentation de votre société et de vos antécédents. Il arrive que des organisations lancent beaucoup d’appel d’offres sans donner suite et finissent par se discréditer aux yeux des éditeurs.
Mentionnez les objectifs (financiers, commerciaux, organisationnels…) que vous souhaitez atteindre en le mettant en place.
Présentez de façon détaillée votre organisation : histoire, marché concurrentiel, cibles commerciales, clients actuels, objectifs stratégiques, obligations légales…
Chaque entreprise étant unique, vous donnez ainsi tous les éléments que les éditeurs doivent prendre en compte.
Précisez aussi l’historique de votre entreprise en matière de logiciels RH (software et hardware) :
Vous devez ici être en mesure de décrire les caractéristiques souhaitées de votre futur logiciel RH, en les classant par ordre de priorité et en indiquant la raison pour laquelle vous en avez besoin.
Cette partie de l’appel d’offres sera la partie la plus étudiée de votre appel d’offres.
Au-delà des caractéristiques principales que vous attendez du logiciel RH, vous devez aussi spécifier le fonctionnement technique souhaité. Inspirez-vous de la liste suivante pour préciser vos attentes :
Indiquez également vos attentes en termes de formation et de conduite du changement des équipes. La formation peut-elle se faire à distance ou dans vos bureaux ? Combien de temps maximum souhaitez-vous allouer à la formation ? Souhaitez-vous que l’éditeur vous fournisse une documentation complète lors du déploiement de la solution ?
A priori, vous vous engagez sur le long-terme avec votre futur éditeur de logiciel. Vous devez donc être sûr que celui-ci puisse vous accompagner sur le long terme. Voici des exemples de questions à poser pour vérifier la viabilité des éditeurs :
Ces questions sont pertinentes si vous souhaitez travailler avec un éditeur bien implanté. En revanche, vous pouvez tout à fait choisir d’expérimenter une innovation en travaillant avec un nouveau partenaire du marché ! Vos questions devront par conséquent s’adapter.
Si la liste de vos besoins est longue, vous pouvez faire l’exercice de les classer par thématique et ordre de priorité facilement avec cette méthode.
Vous devez préciser aux prestataires présélectionnés vos attentes en termes de rendu de proposition. Plus vous serez précis, plus les réponses seront uniformes et faciles à évaluer. Demandez aux fournisseurs d’inclure :
En tant qu’émetteur de l’appel d’offres, vous décidez du calendrier que les éditeurs doivent respecter, avant et après votre choix. Voici des éléments pouvant y figurer :
Les éditeurs doivent fournir les coordonnées, expériences, compétences et expertises des personnes qui seront en charge de la mise en place du logiciel dans votre organisation. Vous pourrez ainsi savoir en un clin d'œil qui contacter selon vos besoins.
Les éditeurs se doivent de préciser le coût total de la solution ainsi que les frais de licence, paiements mensuels, options de support, de personnalisation et d’intégration, coûts de maintenance et frais de conseil.
Pour vous aider, vous pouvez vous inspirer des questions suivantes :
Demandez les coordonnées de clients dont les besoins sont comparables aux vôtres pour avoir leurs retours sur la solution proposée.
Comme vu précédemment, indiquez vos critères et leur niveau d’importance. Les éditeurs sont en concurrence pour remporter l'appel d'offres. Ils doivent donc être en mesure de connaître les motivations de votre choix final.