Nutzen Sie diese praktische Übersicht, um Ihre Präsentation zu strukturieren
Hier handelt es sich um die Gründe, warum eine neue Lösung implementiert werden sollte, und damit um den eigentlichen Aufhänger des Proposals. Stellen Sie die Problemstellung und Herausforderungen überzeugend und prägnant dar, aber übertreiben Sie nicht.
Führen Sie durch die aktuellen Prozesse mit ihren jeweiligen Pain Points und erklären Sie, wieso die derzeitige Lösung nicht gut genug performt. Gehen Sie außerdem auf ineffiziente Prozesse ein, die das Unternehmen Zeit und Ressourcen kosten. Sind die dafür notwendigen Daten nicht vorhanden, bitten Sie eine repräsentative Zahl von Mitarbeitern, Sie bei der Erfassung zu unterstützen. Im Anschluss extrapolieren Sie die Daten über das gesamte Unternehmen. Nutzen Sie diese Werte als Überleitung auf die gewünschte neue Lösung.
Skizzieren Sie die durch die Software erreichbaren Ziele. Achtung: Optimalerweise nicht mehr als zehn, um das Proposal nicht zu verwässern.
Beschreiben Sie die Vorteile der neuen Lösung und stellen Sie sicher, dass jede erwähnte Herausforderung durch die entsprechenden Funktionen gelöst werden kann. Auch die Kosten und die Amortisierung des Projekts spielen eine wichtige Rolle. Viele Software-Anbieter liefern hierfür ROI-Statistiken aus anderen Projekten oder konkretes Kundenfeedback, das sich als hilfreich erweisen könnte.
Des Weiteren ist eine realistische Einschätzung sinnvoll, wie lange die Implementierung dauern wird und welche zusätzlichen Anforderungen im Zuge dessen entstehen. Wie äußert sich die IT über den Ressourcenbedarf für das neue System? Wie hoch ist der wahrscheinliche Schulungsbedarf, um alle Mitarbeiter mit der neuen Lösung vertraut zu machen? Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie diejenigen Kennzahlen auflisten, die von der Führungsebene gerne gesehen werden – wie beispielsweise den ROI oder die Gesamtbetriebskosten.
Trotzdem gilt: Selbst, wenn sich die meisten Stakeholder in der Regel von Hard Facts überzeugen lassen, sollten Sie trotzdem weiche Faktoren wie Mitarbeiterengagement, Reputation und User Experience nicht außer Acht lassen.
Zu guter Letzt sollten Sie etwaige Risiken diskutieren und gleichzeitig aufzeigen, wie diese gemindert werden können. Das erhöht die Glaubwürdigkeit des Proposals.
Hier gilt es unter Beweis zu stellen, dass Sie sich mit alternativen Lösungen auseinandergesetzt haben. Listen Sie die Kandidaten der Shortlist – einschließlich Kosten, Ressourcenbedarf, Zeitrahmen und Risiken bei der Implementierung – auf. Vergleichen Sie diese im Anschluss untereinander und mit Ihrem Favoriten.
Zeigen Sie, dass Sie die Folgen einer erfolgreichen Implementierung vorhersehen. So bringt der plötzliche Zugriff auf klare Kennzahlen womöglich unschöne Erkenntnisse ans Tageslicht und zeigt, dass die aktuelle Unternehmensrichtlinien nur mäßig genau befolgt werden. Infolgedessen kann ein Upgrade des HR-Systems also auch bedeuten, dass die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen ihre Arbeitsweise ändern müssen. Wer wird hier verantwortlich sein, dass alle Prozesse und Richtlinien eingehalten werden und welche Rolle spielt die Personalabteilung dabei?
Den Abschluss Ihres Proposals bildet ein Resümee, welches noch einmal alle wichtigen Informationen zusammenfasst. Danach ist Feedback das A und O. Sprechen Sie mit anderen Abteilungen, wie für diese ein erfolgreicher Lösungsvorschlag aussieht. Auf dieser Basis können Sie diesen noch einmal überarbeiten. Streichen Sie zusätzlich schwammige Formulierungen, klischeehafte Aussagen oder Verallgemeinerungen.
