Prenez une longueur d’avance en anticipant le déroulement de l’appel d’offres, avant l’envoi aux éditeurs présélectionnés
À moins de publier un appel d’offres public, vous devez présélectionner entre 5 et 8 prestataires parmi ceux qui semblent les plus en accord avec vos exigences.
N’hésitez pas à demander l’avis de vos pairs, car ils se sont sûrement déjà posé les mêmes questions que vous. Vous pouvez aussi vous faire accompagner d’experts indépendants pour vous faire gagner du temps.
Avant de présenter votre appel d’offres, vous devez faire signer aux éditeurs un accord de confidentialité, qui aura été préalablement préparé avec votre équipe juridique. En effet, un appel d’offres peut contenir des informations sensibles et susceptibles d’intéresser vos concurrents.
Cet accord permet également d'effectuer un premier tri entre les éditeurs sérieux et les autres. Un fournisseur prenant le temps de l’étudier montre qu’il prend votre projet au sérieux et qu'il est qualifié pour vous accompagner.
Moins vous passez de temps à mesurer le sérieux des prestataires, plus il vous sera possible d’analyser en profondeur les propositions !
Prévoyez environ une semaine entre l’envoi de votre accord de confidentialité et sa signature.
Au lieu d’indiquer simplement une date limite d’envoi des réponses à votre appel d’offres, définissez un véritable échéancier.
Il doit être clairement énoncé pour éviter les confusions. Double avantage : le calendrier permet également de donner une vision globale du projet à votre équipe.
Soyez le plus transparent possible et gardez en tête qu’une réponse à un appel d’offres doit prendre entre 4 et 6 semaines pour être complète.
Présentez un calendrier d'implémentation réaliste et en phase avec le marché, d'autant plus si le scope de votre projet est très large.
Dans la plupart des cas, les organisations demandent des certifications, documents ou procédures spécifiques avant de sélectionner un éditeur pour un appel d'offres : certificats d'assurance, licences de sécurité, accords en faveur de la diversité, de l’inclusion, de l'environnement
Faîtes-vous accompagner par votre équipe juridique pour cette étape.
Vous aurez beau trouvé votre appel d’offres parfait, vous n’êtes pas à l’abri de modifications en cours de route !
Prenez ce paramètre en compte et, si vous le pouvez, indiquez aux éditeurs les points qui risquent d’être modifiés après son envoi.
Aussi, attendez-vous à ce que les éditeurs vous posent des questions via un Q&A (questions/réponses) afin de préciser certains points de l’appel d’offres. En général, chaque éditeur dispose d’une grille de questions à poser à leurs futurs clients.
Vous devez indiquer clairement aux éditeurs retenus la façon dont vous souhaitez qu’ils répondent à votre appel d’offres (par email, via une soutenance orale ou une plateforme dédiée…). Spécifiez également toutes les informations dont vous avez vraiment besoin, afin de faciliter le processus de sélection. Vous disposerez ainsi du même format pour toutes les réponses.
Vous pouvez leur fournir une trame commune contenant des questions sur :
Deux options s’offrent à vous :
Des outils vous permettent de centraliser, télécharger, stocker et consulter tous les documents nécessaires à votre appel d’offres. Vous pouvez ainsi organiser plus facilement le traitement des informations, moduler les niveaux d’accès aux informations, planifier des rappels…
Listez et différenciez les actions à organiser en interne (ateliers, réunions de travail et de validation...), celles à mener avec les éditeurs sélectionnés (présentations des réponses, rencontres avec les collaborateurs...) et celles à organiser avec vos partenaires juridiques.
Ne vous contentez pas de simplement détailler le processus d’appel d’offres, mais spécifiez aussi celui de la prise de décision.
Ainsi, vous pouvez créer un rétroplanning et visualiser en amont tout le processus de prise de décision. Ne négligez pas cette étape : une mauvaise estimation de la durée de chaque étape peut vous faire perdre inutilement du temps et retarder la mise en place de votre nouvel outil RH.
Une fois le cadre de votre appel d’offres défini, assurez-vous d'obtenir l'accord du détenteur du budget avant d'aller plus loin. En effet, il serait dommage de ne pas poursuivre le projet si, au bout du compte, vous ne disposez pas des ressources financières pour le finaliser !
