Après avoir assuré l’alignement des besoins RH et enjeux de l’entreprise, puis avoir obtenu le support de membres dirigeants, approfondissez maintenant vos recherches en établissant un comparatif des éditeurs.
Prenez en compte des éléments comme :
1. Les fonctionnalités que vous estimez indispensables : sont-elles proposées par tous les différents prestataires ?
2. L’intégration à votre écosystème technologique actuel : est-elle facilement envisageable ?
3. La rapidité d’assimilation de l’outil : votre équipe a-t-elle besoin d’être formée pour maîtriser le logiciel ? Êtes-vous prêt à investir des ressources (humaines et financières) pour cette formation ?
4. Le service client : aurez-vous un interlocuteur dédié chez le prestataire en cas de questions ou de problèmes ?
5. La capacité d’adaptation de l’outil aux différents besoins de votre stratégie RH : peut-il s’adapter à vos futures réorientations stratégiques ? Si oui, comment ?
6. L’avis et les évaluations de vos pairs : sur l’onboarding, la facilité d’utilisation, le traitement des données sensibles…
7. Les capacités du logiciel RH en matière de sécurité et de confidentialité : est-il en mesure de s’adapter aux changements de réglementation sur le traitement des données ?
8. La conception de l’interface : est-elle accessible à tous les publics de votre organisation ?
N’oubliez pas également de comparer votre proposition avec ce qui existe déjà dans votre organisation. En effet, ne rien changer peut parfois s’avérer plus coûteux à moyen terme que d’investir dans un nouveau logiciel : départ des meilleurs talents, difficulté à rester compétitif, recrutement difficile, cycles de développement allongés… C’est pourquoi vous devez présenter votre stratégie de logiciel RH comme un investissement sur l’avenir pour votre organisation.
En énumérant les points forts du logiciel RH retenu, suivez ces quatre étapes fondamentales pour délivrer un argumentaire clair aux décisionnaires que vous devrez convaincre :
Quand vous exposerez votre argumentaire, les décisionnaires de votre entreprise s’attendront à ce que vous reliez les fonctionnalités du logiciel RH à un retour sur investissement. Vous montrerez ainsi le potentiel impact commercial du logiciel RH. Vous faîtes comprendre qu’un logiciel RH est un investissement et non une dépense pour votre organisation. Aussi, gardez à l’esprit qu’implémenter un nouveau système RH demande à votre organisation un investissement important. N’éludez donc pas ce coût ; si vous ne le faites pas, vous risquez de perdre en crédibilité et d’attendre longtemps avant de voir votre projet à nouveau examiné. Vous mettez toutes les chances de votre côté en faisant preuve de transparence.
Adopter une approche quantitative tout au long de votre argumentaire vous fait gagner en crédibilité, notamment face à votre équipe financière. Mettez-vous à leur place, en montrant par exemple : comment le nouveau logiciel RH peut aider à réduire les pénalités de délais de paiement des prestataires externes ou bien éliminer les amendes en anticipant les nouvelles exigences de conformité. De cette façon, vous démontrez que vous cherchez à avoir un impact direct sur le chiffre d’affaires de votre organisation Si vous manquez de données chiffrées sur certains aspects, n'hésitez pas à faire témoigner des pairs qui ont déjà adopté ce même logiciel RH. Leur vécu peut avoir beaucoup de poids auprès du reste de votre organisation, surtout s’ils ou elles peuvent avancer des résultats chiffrés. Aussi, comme vu précédemment, n’oubliez pas que la clé de votre argumentation se trouve dans votre compréhension des enjeux stratégiques, surtout en face de décisionnaires sceptiques. Par exemple, vous arriverez plus facilement à promouvoir une nouvelle plateforme e-learning si vos équipes commerciales doivent justement améliorer leur formation à la vente pour le lancement d'un nouveau produit. Gardez donc toujours en tête d’illustrer votre démonstration par des cas d'usages correspondants aux priorités commerciales de votre entreprise.
Détenant beaucoup d’informations personnelles sur vos équipes en tant que membre des RH, vous devez vous informer sur les nouveautés du Règlement général sur la protection des données (RGPD), assurer la sécurité des données et communiquer sur leur utilisation. Le non-respect de la législation peut avoir de graves répercussions financières sur votre organisation : les pénalités peuvent atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel - le montant le plus élevé étant retenu.
Les meilleurs logiciels RH placent la sécurité au cœur de leur système, ce qui garantit une meilleure protection de vos données sensibles.
Si vous mettez en avant cet argument en face des décisionnaires, vous montrez que votre organisation sera moins susceptible d’être dépassée par la nouvelle législation et donc pénalisée financièrement.
Après avoir défendu votre projet d’un point de vue quantitatif, n’oubliez pas d’évoquer les bénéfices qualitatifs de la solution. Même si vous ne pouvez pas encore les mesurer, vous pouvez démontrer son efficacité en les reliant aux objectifs de l'entreprise. Si votre entreprise cherche par exemple à communiquer sur un environnement de travail sain et stimulant pour les collaborateurs, vous aurez plus de chances d’obtenir un feu vert s’il est prouvé que l'outil RH proposé augmente le bien-être des salariés.
