Het kiezen van de juiste softwareleverancier voor een nieuw HRM-systeem kan een tijdrovende klus zijn. Er zijn immers zoveel verschillende aanbieders en oplossingen aanwezig op de markt, dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Wat bij de ene organisatie past, hoeft niet persé een match te zijn met de andere. Daarom is het voor een aanbesteding van deze omvang zo belangrijk om een RFP-document uit te schrijven, omdat het jullie organisatie zal helpen de juiste keuze te maken, waar jullie nog jarenlang plezier van zullen hebben.
Een RFP, of request for proposal, is een gedetailleerd document dat door organisaties wordt gebruikt om een leverancier te selecteren, bijvoorbeeld voor een nieuw software systeem. In het document, dat met meerdere marktpartijen wordt gedeeld, beschrijft de opdrachtgever de situatie, de vraag en de randvoorwaarden. De partijen die op basis van die informatie een pitch maken, reageren schriftelijk en hebben daar doorgaans 6 weken de tijd voor. Het doel van een RFP is om uit die verschillende voorstellen de meest gunstige te kiezen.
Tijdens het RFP-proces dienen leveranciers (ook wel inschrijvers of bieders) een offerte (of bieding) in op basis van de criteria en richtlijnen die in het RFP-document zijn benoemd. Vervolgens gaan jullie alle biedingen evalueren en de leverancier selecteren die het beste aan jullie behoeften en criteria voldoet: ook wel bekend als de gunning. Zo kom je als het goed is tot een solide overeenkomst.
Overigens is het niet ongebruikelijk dat tijdens dit proces bieders de RFP beoordelen en suggesties doen voor verbeteringen. Op basis van die feedback kun je het RFP-document aanscherpen. Immers: hoe efficiënter de informatie, hoe passender de offertes zullen zijn. Zo voorkom je dat je voor een aantal jaar vastzit aan een systeem dat achteraf toch niet past bij de gewenste doelen. Dat kan weer leiden tot desinvestering en hogere kosten. Het doen van een RFP moet je dus niet onderschatten.
Naast een RFP wordt er vaak gebruik gemaakt van RFI- en RFQ-documenten om een selectie te maken.
dit document is erop gericht informatie te verkrijgen van verschillende marktpartijen. Het omschrijft diverse vraagstukken en wensen, zodat de leverancier globaal kan uitleggen hoe hun dienst of product hierin zou passen, welke problemen zij kunnen oplossen, in welke industrie ze actief zijn en wat hun specialisaties zijn. Dit document is veel minder uitgebreid dan een RFP.
dit document wordt gebruikt om leveranciers uit te nodigen een tariefvoorstel in te dienen. Het bevat veel technische specificaties, commerciële vereisten, service level agreements en zaken als betalingstermijnen. Meestal volgt een RFQ na een RFP, waarbij de shortlist van leveranciers wordt gevraagd om een meer gedetailleerde prijsopgave.
