Fase 1

Een goede voorbereiding is het halve werk

Voordat je het RFP-proces induikt, is het belangrijk eerst de balans op te maken. Hoe staan jullie er momenteel voor? Goed: er is dus behoefte aan een nieuw systeem, maar waarom is dat?

Zoom uit en kijk eens naar jullie (globale) bedrijfsstrategie en de HR-strategie die daar weer onderdeel van is. Wat zijn jullie doelstellingen? De productiviteit verbeteren, talent aantrekken, de betrokkenheid bij medewerkers vergroten? Dit zijn allemaal elementen waarbij een HRIS jullie kan ondersteunen.

Natuurlijk is elk bedrijf anders, en heb je te maken met verschillende stakeholders. Zorg dat je hen mee aan boord krijgt door een duidelijke schets en tijdlijn te maken van het project – van besluitvorming tot implementatie. Daarbij komt ook nog eens dat sommige processen en systemen binnen (grotere) bedrijven enorm complex kunnen zijn.Dus zijn er allerlei behoeften en vereisten waaraan een nieuw software systeem moet voldoen. Het is essentieel dit duidelijk in kaart te brengen. Als HR-afdeling moet je hiervoor intensief samenwerken met andere stakeholders binnen de organisatie. Kennis is macht!

De overstap naar een nieuw software systeem is een grote beslissing die van impact zal zijn op jullie bedrijfsvoering en interne systemen. Ook is er doorgaans een flinke investering mee gemoeid. Essentieel dus voor HR om de buy-in van de budgetverantwoordelijke(n) te krijgen, anders heeft het überhaupt geen zin een RFP uit te schrijven.