De scope van het project definiëren
Als het goed is hebben jullie nu min of meer voor ogen waarom er een nieuw software systeem moet komen. Ook hebben jullie een beeld van het beschikbare budget. Tijd om dieper in het proces te duiken.
Het vaststellen van de behoeften en vereisten moet een gezamenlijk proces zijn, vooral omdat HRM-software waarschijnlijk op alle niveaus van de organisatie zal worden gebruikt. Verzamel feedback van managers, werknemers, de C-suite en stel een kerngroep samen die bestaat uit verschillende stakeholders en disciplines (het RFP-team). Hoe gevarieerder dit team, hoe beter: zo creëer je een verscheidenheid aan input, perspectieven en know how.
Wanneer het RFP-team samengesteld is, is het tijd om informatie te verzamelen, bijvoorbeeld door middel van focusgroepen, enquêtes, één-op-één interviews. Hoe meer input je in deze fase krijgt, hoe beter. Daarbij kun je de volgende vragen stellen:
Kijk naar jullie huidige niveau van HR-automatisering. Welke processen zijn al geautomatiseerd of vinden online plaats? Welke functionaliteiten moeten persé blijven, welke zijn voor jullie minder relevant? Maak daar een uitgebreid overzicht van.
Inventariseer wat de nadelen zijn van jullie huidige systeem. Lopen jullie tegen technische problemen aan, ontvangen jullie klachten van gebruikers? Welke functionaliteiten missen jullie? Hoe gedetailleerder de informatie, hoe beter.
Lees je in in de markt, zorg dat je precies weet wat jullie nodig hebben en wat jullie eisen zijn. Wanneer je de scope goed voor ogen hebt, weet waar je over praat en begrijpt welke mogelijkheden de markt heeft te bieden, kun je veel zorgvuldiger zijn bij het opstellen van je RFP-document. Het helpt je de antwoorden beter te interpreteren, en zorgt dat er veel minder kans is op ruis.
Stel een geprioriteerde lijst van eisen samen. Wees niet bang om een duidelijk onderscheid te maken tussen de must-haves en de nice-to-haves, tussen vereisten die critical/high/ medium/low zijn: het helpt om de prioriteiten te classificeren en ordenen.
Probeer niet elke collega afzonderlijk te pleasen: wanneer je met iedereens wensen rekening moet houden, kan dat alleen maar leiden tot een middelmatig eindresultaat waar uiteindelijk niemand blij mee is.
Dat wil je uiteraard vermijden. Kritisch zijn dus!
In deze fase is het tevens belangrijk vast te stellen welke andere achtergrondinformatie nuttig zou kunnen zijn voor bieders.
Immers, hoe meer informatie ze hebben, hoe beter ze in staat zijn om jullie een pakket aan te bieden dat perfect is voor jullie organisatie (en hoe makkelijker je minder-dan-perfecte pakketten af kunt wijzen).
Je kunt hierbij denken aan jullie visie, strategische doelstellingen, de samenstelling van jullie klanten- en personeelsbestand, mogelijke compliance risico’s en (niet onbelangrijk!) jullie bedrijfscultuur.