Definieer het RFP-proces
Alvorens het RFP-document op te stellen, is het belangrijk om duidelijk voor ogen te hebben hoe het RFP-proces zal gaan verlopen.
Misschien werk je bij een overheidsinstantie, dan ben je formeel verplicht een open aanbesteding te doen door middel van een openbare publicatie. Maar als dat niet zo is, is het belangrijk te beslissen wie de uitnodiging gaat ontvangen. Idealiter zijn dit marktpartijen waarover je al wat achtergrondinformatie hebt verzameld, bijvoorbeeld tijdens een RFI-traject of gedegen marktonderzoek.
Dat is op zich wenselijk, want RFP’s bevatten waardevolle informatie over jullie bedrijf. Je wil liever niet dat die gevoelige gegevens bij de concurrent belanden. Verder zal een NDA samenspanning en/of offertevervalsing tussen verkopers voorkomen.
Welk format moeten ze hanteren, welk tijdschema is realistisch?
Vergeet niet ruimte in te bouwen om de reikwijdte van het project te herzien, bijvoorbeeld als er nieuwe informatie beschikbaar is of er andere ontwikkelingen zijn. Het komt ook voor dat je het RFP-document moet aanpassen op basis van feedback van de bieders.
Komen er open, multiple choice of gesloten vragen in het document? Welke toon wil je aanslaan? Is het de bedoeling dat bieders het document e-mailen, of ergens centraal uploaden?
