Bepaal de evaluatiecriteria
We zijn er nog niet, want voordat je het RFP-document daadwerkelijk gaat schrijven moet je de evaluatiecriteria nog gaan bepalen. Dit zijn de minimale eisen waaraan een leverancier moet voldoen, bestaande uit onder meer financieel-economische eisen, de technische pakketeisen en de functionele eisen van het softwaresysteem.
Je kunt hiervoor de informatie uit fase 2 als leidraad gebruiken.
Formuleer daarnaast ook de niet-functionele eisen. Deze eisen betreffen niet direct de functies en technische details van een HRM-softwaresysteem, maar eisen op het gebied van bruikbaarheid, betrouwbaarheid, prestaties, servicecontracten, licenties en onderhoud.
Wees duidelijk en transparant over het belang dat jullie hechten aan bovengenoemde vereisten. Voor de ene organisatie zullen de functionele eisen topprioriteit hebben, andere bedrijven hechten veel meer waarde aan 24/7 service en onderhoud, een volgende partij vindt een goede kosten-batenverhouding erg belangrijk.
Het is maar beter daar eerlijk over te zijn richting de leveranciers, dat zal namelijk van toegevoegde waarde zijn voor de kwaliteit van de offertes.
Wanneer je de antwoorden die binnenkomen gaat beoordelen kun je behulp maken van een eenvoudig beoordelingssysteem, zoals hieronder:
Dit beoordelingsproces lijkt simpel en misschien wat afstandelijk, maar door gebruik te maken van een dergelijk evaluatiesjabloon kun je sneller het kaf van het koren scheiden. Daarna kun je op een meer subjectieve manier naar de offertes gaan kijken.
Om de systeemeisen helder te formuleren is het handig om per ‘probleem’ verschillende use cases te gebruiken. Een use case definieert op een heldere manier welke problemen opgelost moeten worden, welke data daarvoor nodig zijn en hoe de gewenste resultaten worden bereikt.
Elke use case wordt beschreven of gevisualiseerd als een opeenvolging van simpele stappen, te beginnen met het doel, de tussenstappen die binnen het systeem plaatsvinden, en hoe dat einddoel wordt bereikt.
