Het RFP-document schrijven
De tijd is nu aangebroken om daadwerkelijk het RFP-document te gaan schrijven.
Maak eerst een schets op een A4-tje, met daarop de volgende onderdelen.
Vervolgens ga je het document verder uitwerken. In principe heb je in de fases hiervoor alle belangrijke informatie al verzameld. Zorg ervoor dat je op dit moment ook weet wat de tijdlijn is en welk budget je tot je beschikking hebt.
De inleiding moet een samenvatting zijn, die duidelijk maakt waarom jullie bedrijf op dit moment een nieuw HRM-systeem nodig heeft. Beschrijf kort welke doelen jullie willen bereiken met de implementatie van deze softwareoplossing. Noem hier ook de punten waarop je later in de tekst zult terugkomen, zoals de beoogde startdatum van het project, deadlines en werkwijze.
Dit onderdeel moet de verkopers kennis laten maken met jullie bedrijf en het project. Zaken als kernwaarden, bedrijfsgeschiedenis, doelgroepen, bedrijfscultuur en personeelsbestand moeten in dit deel worden uiteengezet, en kijk ook eens naar externe factoren zoals concurrentie, trends in de branche waar jullie werkzaam zijn, marktaandeel. Dit is belangrijke informatie die de bieders zal helpen een maatwerk voorstel te maken. In dit deel moet ook een basisuitleg worden geschreven over wat heeft geleid tot de behoefte aan een nieuw HRM-systeem.
In deze sectie moet nauwkeurig worden uitgelegd aan welke eisen de leverancier en het nieuwe systeem moet voldoen. Bij elke vereiste moet het prioriteitsniveau duidelijk worden vermeld, net als de reden waarom jullie die specifieke functie in het HRIS nodig hebben. Dit is het belangrijkste onderdeel van de RFP, dus zorg ervoor dat je er voldoende aandacht aan besteedt.
Maak gebruik van use cases en beschrijf de procesvereisten en functionaliteiten die nodig zijn in dit nieuwe HRM-systeem, zoals:
Vergeet niet in jullie technische vereisten te noemen, b.v. op het gebied van compliance en databeveiliging. Werkt de leverancier met cloud hosting? Met welke datacentra werken ze samen? Hoe zit het met certificeringen en licenties? Is het systeem mobiel toegankelijk?
Het is zowel voor jullie als voor de leverancier handig als je uitlegt hoe jullie het antwoord het liefst gestructureerd willen zien. Zo ontstaat er overzicht en voorkom je dat je allerlei verschillende documenten krijgt aangeleverd, wat voor verwarring kan zorgen. Leg dus duidelijk uit hoe je wilt dat de bieder reageert.
Een typisch antwoordformat kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
Beschrijf welke criteria jullie organisatie zal gebruiken om de winnende leverancier te selecteren. Leveranciers concurreren met elkaar om de aanbesteding te winnen en moeten weten hoe jullie een winnaar kiezen. Formuleer ook formele – niet software specifieke – eisen waar de leverancier aan moet voldoen.
Denk aan:
Bedrijfsgrootte
Kredietwaardigheid
Omvang gebruikersgroep
Type organisatie
Locatie
Lokaal/internationaal
Als je deelt welke criteria je gebruikt om die beslissing te nemen, kunnen leveranciers een helder antwoord op jullie RFP opstellen, waaruit blijkt dat ze aan jullie behoeften kunnen voldoen.
Dit gedeelte moet meer in detail gaan over wanneer je de reacties verwacht te ontvangen, wanneer jullie zullen aankondigen welke leverancier(s) zijn geselecteerd en/of op de shortlist staan, en wanneer jullie verwachten met het project te gaan beginnen. Zorg ervoor dat elke leverancier ruim de tijd krijgt om een grondig antwoord te formuleren en dat er voldoende ruimte is voor vragen en feedback.
Herlees en scherp aan waar nodig
De eerste RFP die je schrijft zal niet noodzakelijkerwijs de definitieve RFP zijn. Zoals we al eerder noemden: leveranciers kunnen suggesties doen voor verbeteringen. Dit zal jullie helpen het project beter te definiëren. Als de RFP niet gedetailleerd genoeg is, kan het zijn dat de biedingen van de leveranciers niet volledig aan jullie wensen voldoen of vaag blijven.
