Wat zijn de voordelen van een nieuw HR-systeem en wie heeft het beste aanbod?
Nu je jullie talentbehoeften hebt geïdentificeerd, ze in lijn hebt gebracht met de bedrijfsstrategie en de steun hebt van een aantal belangrijke stakeholders, is het tijd om je te richten op de voordelen van een nieuw HR-systeem.
Voordat je HR-software kiest, moet je rekening houden met een aantal factoren. Stel jezelf de volgende vragen:
1. Welke kernfuncties hebben we nodig, en is er een HR-tool die aan meerdere eisen voldoet? 2. Hoe zit het met de integratiemogelijkheden met ons bestaande tech-ecosysteem?
3. Wat zijn de opleidingsvereisten om iedereen met een nieuw systeem vertrouwd te maken?
4. Hoe zal de ondersteuning van de leverancier zijn na de implementatie? Krijgen we een toegewijd contactpersoon bij wie we terecht kunnen met vragen?
5. Hoe goed is de tool in staat zich aan te passen aan onze veranderende (toekomstige) behoeften?
6. Wat is de feedback van eerdere gebruikers over de onboarding-ervaring, de bruikbaarheid en de privacy-opties van deze oplossing?
7. Hoe uitgebreid zijn de beveiligings- en privacy instellingen van dit systeem?
8. In hoeverre past de tool bij onze bedrijfscultuur?
Nu maak je een lijst met opties voor leveranciers. Daarbij kun je bijvoorbeeld het model op de volgende pagina gebruiken, waarbij optie 1 de situatie is waarin je niets doet. Vergelijk de voor- en nadelen van de verschillende leveranciers en kijk ook eens in hoeverre hun aanbod overeenkomt met de business drivers die je in stap 1 al hebt geïdentificeerd.
Je kunt natuurlijk een eindeloze lijst met voor- en nadelen noemen, en talloze statistieken en grafieken maken, maar doorgaans hebben C-suite executives niet zoveel tijd. Daarom zijn er vier fundamentele onderdelen die je moet opnemen in je business case, zodat het voor iedereen makkelijk behapbaar is.
Koppel elk belangrijk kenmerk van de potentiële HR-systemen aan hun rendement. Bij de presentatie aan de C-suite zal de ROI een doorslaggevende factor zijn, samen met de kosten van de oplossing en de potentiële besparingen die het oplevert.
Nieuwe tools vereisen over het algemeen implementatiekosten en software trainingen. Bovendien vereist de overstap van de ene oplossing naar de andere extra middelen, omdat jullie data worden verplaatst. Al deze kostbare stappen in de toewijzing van middelen moeten worden gerechtvaardigd door de ROI van de nieuwe tool.
Benoem de kwantitatieve voordelen van een voorgestelde investering. Daarmee zet je een goede toon en creëer je geloofwaardigheid bij chief financial officers of chief investment officers. Kijk bijvoorbeeld eens naar jullie huidige statistieken en onderzoek in hoeverre jullie achterlopen op de industriestandaard. Het automatiseren van taken kan jullie bijvoorbeeld tijd besparen. En door één kerntool te gebruiken voor alle HR-taken kun je julllie personeelskosten aanzienlijk verlagen.
Naast de wetgeving per land op het gebied van privacy zijn ook de CCPA, CNIL en GDPR drie veelvoorkomende, internationale factoren die vereisen dat HR-tools de privacy van gegevens waarborgen.
Om de risico's tot een minimum te beperken, moet je alle mogelijke compliancekwesties op een rijtje zetten en nagaan in hoeverre de tool die je overweegt, deze dekt. Laten we eens kijken waar je op moet letten bij het analyseren van een tool, vanuit het oogpunt van privacy en compliance:
Het recht om persoonlijke gegevens in te zien, te verwerken en te verwijderen. People management software moet werknemers in staat stellen hun persoonlijke gegevens bij te werken, terwijl HR de controle behoudt.
Vergeet ook de kwalitatieve voordelen niet, waarbij het kan helpen om de pijnpunten in de huidige organisatieprocessen nog maar eens aan te stippen. Demonstreer inefficiënties en laat zien wat ze het bedrijf kosten aan tijd en middelen. Gebruik dit om op de oplossing te zinspelen.
Laat bijvoorbeeld zien hoe een investering in een nieuw wervingssysteem, aangestuurd door kunstmatige intelligentie, de doorlooptijd van personeel kan verkorten. Je hoeft immers minder lang te werven en hebt sneller de juiste mensen op de juiste plek zitten. Dat is uiteraard direct van invloed op de kosten.
Als je dit allemaal op orde hebt, is de kans groot dat je groen licht krijgt om een systeem aan te schaffen waar zowel het bedrijf als het HR-team baat bij hebben.
Bij Talentsoft hebben we een unieke ROI-calculator ontwikkeld om je te helpen de waarde van onze HR-suite effectief te communiceren en te kwantificeren. In slechts twee eenvoudige stappen berekent deze tool het rendement (of de voordelen van het gebruik van onze oplossing) op de investering (de initiële kosten) voor onze klanten. Op basis van de klantgegevens die we in de loop der jaren hebben verzameld, gecombineerd met benchmarks in de branche én gegevens die specifiek zijn voor jullie organisatie, schat onze ROI-calculator nauwkeurig de jaarlijkse winsten en besparingen op het gebied van:
Maak nu een afspraak om jullie persoonlijke ROI-berekening te ontvangen
