Structureer je business case op een overzichtelijke manier
Je zult jouw business case hoogstwaarschijnlijk in een formele setting moeten presenteren, zoals tijdens een presentatie aan de C-suite of in een officieel document dat zij zullen doornemen. In dit deel helpen we je bij het structureren van een formele pitch. Hiermee zul je hun aandacht trekken en hen ervan overtuigen dat een investering nodig is. Vandaag nog.
Zie dit als het herformuleren van je elevator pitch. Je presenteert de kern van de uitdaging, vertelt kort iets over jouw keuze voor deze leverancier, en de motivatie achter deze keuze.
Het idee is om alle belangrijke punten op een rijtje te zetten in deze samenvatting. Zo zet je de context vanaf het begin sterk neer en presenteer je de belangrijkste punten waarop je later in je document of tijdens je presentatie zult ingaan.
Bespreek hoe een specifieke zakelijke uitdaging gekoppeld is aan een specifieke HR-uitdaging. Een CEO zal in de eerste plaats geïnteresseerd zijn in het oplossen van een probleem dat een impact heeft op het totale zakelijk succes.
Hoe komt het nu dat jullie tegen die problemen aanlopen? Werken jullie met systemen en processen die beperkend werken, tijdrovend zijn en succes in de weg zitten?
Laat zien hoe het er op de HR-afdeling aan toe gaat, en met welke uitdagingen je te maken hebt. Gebruik statistieken om te laten zien hoe jullie presteren in vergelijking met de concurrent, en in hoeverre jullie voldoen aan de vereisten in jullie branche. Maak ook duidelijk hoeveel geld jullie verliezen door een systeem dat niet voldoet.
Maak een samenvatting van jullie doelstellingen, en hoe een nieuw HR-systeem daaraan kan bijdragen. Dat kan variëren van employee efficiency tot employer branding, of het verlagen van jullie operationele kosten. Koppel dit aan jullie bedrijfsstrategie en gebruik daarvoor de taal van de C-suite. Je hebt inmiddels in stap 4 al geleerd hoe je dat doet, en je weet wat elk directielid belangrijk vindt.
Hier presenteer je jouw softwarekeuze en vertel je hoe deze keuze jullie zal helpen de hierboven genoemde doelstellingen te bereiken. Benoem alle voordelen (bv. een compleet aanbod aan functies, gebruiksgemak, positieve feedback van werknemers tijdens tests), maar wees ook realistisch. Geen enkele investering als deze is vrij van risico's, en een voorstel zonder een bespreking van deze risico's zal aan geloofwaardigheid inboeten. Zorg ervoor dat je eerlijk bent over de gevaren en laat duidelijk zien hoe deze kunnen worden tenietgedaan of beperkt.
Illustreer hoe het toekomstige succes van jullie organisatie er dankzij deze nieuwe HR-tool uit zal zien. Geef ruwe cijfers over de verbeterde prestaties van jullie werknemers, laat zien dat er minder verloop zal zijn, dat de tijd die je kwijt was aan werving en selectie wordt ingekort, of andere punten waarop jij verbetering verwacht. Zorg ervoor dat je gebruik maakt van de ROI-berekening die je eerder hebt gemaakt!
Simpel gezegd, wil de directie het volgende weten:
👉 De initiële kosten van de investering versus de toegevoegde waarde;
👉 Of de gegevens van het bedrijf veilig zullen zijn;
👉 Hoe gemakkelijk het is om de nieuwe oplossing te implementeren en hoe de training van het team eruit zal zien;
👉 Of er andere bedrijven zijn die succesvol zijn met deze oplossing;
👉 Wat de risico's van het gebruik van deze tool zijn (als die er al zijn) en of je die kunt voorkomen.
Toon aan dat je een aantal alternatieven hebt onderzocht. Maak een tabel met daarin drie tot vijf opties, met vermelding van de geraamde kosten, de benodigde middelen, het tijdschema en de risico's die aan elke optie verbonden zijn. Vergelijk ze met elkaar, en maak duidelijk dat je een weloverwogen keuze hebt gemaakt.
Eindig je presentatie of je pitch document met een korte samenvatting en heldere conclusie: dit is waarom de C-suite voor deze oplossing zou moeten kiezen. Je kunt eventueel ook nog laten zien hoe het gebruik van de tool er in de praktijk uit zal zien, en wie verantwoordelijk is voor het managen van dit proces.
