Der Weg durch den Abkürzungsdschungel
Generell gilt: Der sogenannte Request for Proposal (RFP) beschreibt ein klares Anforderungsprofil, das darlegt, warum Sie eine neue HR-Software benötigen, was Sie von ihr erwarten, welche Funktionen für Sie relevant sind und wie Sie die Angebote der verschiedenen Software-Unternehmen im Rahmen des Auswahlprozesses bewerten.
Damit ist der RFP Teil des gesetzlichen Ausschreibungs- und Vertragsprozesses.
Mit seiner Erstellung gehen Sie sicher, dass alle potenziellen Anbieter über die gleichen Informationen verfügen und Ihnen ihre Produkte auf gleicher Augenhöhe vorstellen können.
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität Ihrer Anforderungen können Sie diese formale Kontaktaufnahme aber auch in zwei separate Phasen und Dokumente untergliedern – in der Request for Information sowie in der Request for Quote.
Diese Phase beinhaltet die formale Informations-beschaffung, die darauf abzielt, eine Liste von Anbietern und Systemen, die für Sie in Frage kommen, zu erstellen. Oftmals benötigen Sie dabei natürlich mehr Informationen als die, die auf der jeweiligen Website zu finden sind. Wissenslücken lassen sich zwar auch durch ein persönliches Gespräch schließen, allerdings liefert das RFI eine formelle, schriftliche und damit eine im Nachhinein für alle anderen Entscheider nachvollziehbare Basis.
Achtung: Hier geht es nicht darum, jedes noch so kleine Detail zu klären, sondern lediglich das auf dem Markt verfügbare Angebot einzugrenzen, indem Sie Fragen zu den wichtigsten Funktionen, dem Anbieter an sich und seinen Lösungen stellen.
Nachdem Sie mit dem Request for Information alle Informationen eingeholt und Wissenslücken gefüllt haben, setzen Sie ein Request for Quote auf.
Dies bezeichnet das Dokument, dass Sie an die Anbieter senden, die für Sie in die engere Auswahl kommen.
Darin bitten Sie um ein detailliertes Angebot, das Antworten zu technischen Spezifikationen, der Implementierung an sich, den aktuellen und laufenden Kosten, Zahlungsbedingungen, der Wartung sowie den Service Level Agreements liefert.
Der Übersichtlichkeit halber sprechen wir in diesem Guide allerdings nur über das kombinierte Request for Proposal.
Mit diesen Informationen im Hinterkopf geht es nun an die Erstellung, richtig? Noch nicht ganz.
Bevor wir Ihnen alles Wissenswerte zur Erstellung Ihres RPF mitgeben sowie welche Faktoren und Stolpersteine Sie beachten müssen, gilt es noch eine Sache zu bedenken: Ihre Geschäftsstrategie.
Wie sieht diese genau aus? Welche HR-Strategie leitet sich daraus ab und unterstützen Ihre aktuellen Systeme diese Strategie oder nicht?
Fakt ist: Ein RFP dient nicht nur dazu, Funktionen verschiedener Anbieter zu vergleichen, sondern stellt zudem sicher, dass die neue Lösung am Ende des Tages optimal auf die übergeordneten Geschäftsziele einzahlt
