Die Rahmenbedingungen für den RFP-Prozess festlegen
Bevor das eigentliche RFP-Dokument aufgesetzt wird, sollte zuerst der Prozess an sich feststehen. Dazu sollten Sie klären, wie das Dokument in Umlauf gebracht wird und welche Anbieter überhaupt eingeladen werden. An dieser Stelle empfiehlt sich zudem eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA), die die ausgewählten Anbieter unterzeichnen müssen. Lassen Sie diese von Ihrer Rechtsabteilung aufsetzen, um Ihr Unternehmen zu schützen und um unqualifizierte Anbieter auszusortieren. Denn von Prozessen und Strategien bis hin zu Unternehmens-Insights liefern Ausschreibungen besonders Ihren Wettbewerbern wertvolle Informationen, sollten sie nach außen dringen. Darüber hinaus verhindert ein NDA geheime Angebotsabsprachen zwischen den Anbietern und bietet Ihnen den notwendigen rechtlichen Schutz.
Machen Sie sich zudem Gedanken über das Timing.
Als Faustregel sollten Sie den Anbietern mindestens drei bis fünf Werktage Zeit gewähren, um die Vertraulichkeitsvereinbarung zu unterzeichnen und im Anschluss das Angebot selbst zu prüfen, Fragen zu stellen, Änderungen einzufordern und ihre Unterschrift zu setzen.
Legen Sie außerdem fest, wie, in welchem Format und in welchem Zeitrahmen die Anbieter ihr Angebot liefern sollen. Generell gilt: Geben Sie ihnen idealerweise vier bis sechs Wochen Zeit, um ein aussagekräftiges Dokument einzureichen.
Beträgt diese Frist leidglich zwei oder drei Wochen, ist die Gefahr groß, dass die jeweiligen Anbieter zu oberflächlich antworten und Ihre spezifischen Anforderungen nicht genug berücksichtigen.
Informieren Sie Anbieter zudem über die verschiedenen Phasen des Prozesses sowie die veranschlagte Zeit, die bis zur eigentlichen Entscheidung Ihrerseits vorgesehen sind.
Haben Sie den Projektumfang skizziert, stellen Sie sicher, dass Sie sich die notwendige Budget-Freigabe einholen, bevor Sie mit Schritt zwei fortfahren. Ansonsten investieren Sie viel Zeit und Mühe, können das Projekt jedoch nicht abschließen. Im Zuge dessen sollte es einen klaren Zeitplan geben, nicht nur für die Ausschreibung an sich, sondern auch für die Entscheidungsfindung und Implementierung der neuen Lösung.
