Schritt 5

Erstellung und Durchführung des Prozesses

Sie haben sich für eine Prozessstrategie entschieden, ein Request for Proposal basierend auf den vorherigen Schritt aufgesetzt und die Vertraulichkeitserklärungen eingeholt – nun können Sie es an die ausgewählten Anbieter versenden. Beachten Sie dabei bitte, dass dieses Dokument womöglich nicht die finale Version sein wird. Anbieter können Verbesserungsvorschläge für das Request for Proposal unterbreiten oder Fragen stellen, die Sie wiederum ergänzend aufnehmen.

Auf diese Weise sind auch Sie in der Lage, das Projekt durch den Blick von außen genauer zu definieren. Und das ist zwingend notwendig, denn, wenn die Ausschreibung nicht detailliert genug ist, kann es sein, dass die Angebote der Anbieter Ihre Anforderungen nicht vollständig erfüllen oder zu oberflächlich ausfallen.

Denken Sie in der Zwischenzeit ebenfalls daran, Ihre Hausaufgaben zu machen und Hintergrundinformationen über die in die engere Wahl gekommenen Anbieter zu recherchieren. So erhalten Sie eine gute Vorstellung davon, wen Sie da genau ausgewählt haben.

Behalten Sie dieses Wissen im Kopf, wenn Sie mit der Prüfung der Antworten beginnen oder die jeweiligen Ansprechpartner der Unternehmen persönlich treffen.

Nachdem Sie den Anbieter ausgewählt haben, der Ihren Anforderungen am besten entspricht, nutzen Sie Ihre Ausschreibung und die Antworten des Anbieters, um im Anschluss den Vertrag aufzusetzen und zu strukturieren.

Der Vertrag sollte dabei nicht nur Ihre Interessen vertreten und schützen, sondern auch auf die Interessen des Software-Herstellers Rücksicht nehmen.

Ein gut durchdachter Vertrag trägt dazu bei, dass der Rest des Verhandlungsprozesses reibungslos von statten geht und Sie gemeinsam mit der Implementierung der neuen HR-Software starten können.