Anforderungen auflisten und den Projektumfang definieren
Der zweite Schritt des RFP-Prozesses erfordert eine konkrete Bestandsaufnahme. Möglicherweise haben Sie bereits eine umfassende Prüfung Ihrer HR-Prozesse und -Systeme durchgeführt. Falls nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür.
Sehen Sie sich dazu den aktuellen Automatisierungsgrad Ihres Unternehmens an.
So benötigen einige Unternehmen zum Beispiel nur ein Abrechnungssystem. Andere möchten vielleicht ihr gesamtes HR-System ersetzen, da es veraltet ist. Wiederum andere haben den Wunsch, alle HR-Anwendungen unter einem einzigen Anbieter zu konsolidieren.
Holen Sie sich für diese Etappe verschiedene Stakeholder aus dem Unternehmen mit ins Boot, denn:
Die neue HR-Software wird schließlich unternehmensübergreifend eingesetzt und nicht nur in der Personalabteilung.
Von praktischen Self-Service-Funktionen für alle Mitarbeiter bis hin zu KI-basierten Analysen, die die strategischen Entscheidungsträger unterstützen, ist die Bandbreite potentieller Anforderungen denkbar groß. Stellen Sie also dementsprechend Stakeholder-Gruppen zusammen und sammeln Sie beispielsweise durch Umfragen oder Einzelinterviews so viele Informationen zu Wünschen und Anforderungen wie möglich. Auf diese Weise sollten Sie ein tieferes Verständnis dafür entwickeln, welche Funktionen für Ihre Stakeholder wichtig sind und warum.
Noch dazu werden sich diese Informationen im späteren Auswahlprozess noch als sehr wertvoll erweisen.
Im Anschluss sollten Sie darüber nachdenken, welche zusätzlichen Informationen für die potenziellen Software-Anbieter nützlich sein könnten. Je mehr Details Sie ihnen zur Verfügung stellen, desto eher sind sie in der Lage, Ihnen das optimale Angebot zu unterbreiten. Berücksichtigen Sie also beispielsweise die Nachteile Ihrer aktuellen Lösung oder Ihrer Arbeitsweise. Vielleicht haben Sie technische Probleme, die Integration mit anderen Systemen gestaltet sich als schwierig oder es gibt regelmäßig Beschwerden der User?
Fragen Sie sich außerdem, welcher strategische Kontext relevant sein könnte – dazu zählen unter anderem die Unternehmensvision, strategische Ziele, Kernmärkte und Kunden, Mitarbeiterzahlen, wichtige Compliance-Richtlinien oder anstehende Expansionsprojekte.
Bevor Sie mit dem Schreiben der Anfrage beginnen, müssen Sie alle notwendigen Informationen über das bestehende Talentmanagementsystem Ihres Unternehmens sowie über Ihre HR- und IT-Infrastruktur sammeln. Cegid stellt ein Arbeitsblatt zur Verfügung, in dem die zu erledigenden Aufgaben und das zu sammelnde Rohmaterial aufgeführt sind, bevor Sie eine Ausschreibung für eine ATS-Lösung verfassen.
Sie können es hier herunterladen
Sprechen Sie mit allen Stakeholdern darüber, welchen Nutzen sie sich von der neuen HR-Software erhoffen.
Schließen Sie dabei alle mit ein, die unmittelbares Interesse an Ihrem Projekt oder Einfluss darauf haben (das schließt auch alle Mitarbeiter mit ein). Natürlich können Sie nicht mit jeder Person im Unternehmen einzeln sprechen, sondern stattdessen eher mit Vertretern aus jeder Gruppe.
Denken Sie dabei trotzdem beispielsweise an die Produktion, die Unternehmensführung, das mittlere Management, die Lohnbuchhaltung, Finanzen oder die IT. Es ist besser, einmal zu viel zu nachzufragen, als am Ende wichtige Anforderungen zu übersehen, die die Implementierung der Software scheitern lassen.
Ja, ein Teil Ihrer Anforderungserhebung besteht darin, zu recherchieren, welche Anbieter und Lösungen auf dem Markt verfügbar sind.
Das bedeutet natürlich unweigerlich, dass Sie vor der eigentlichen Ausschreibung Kontakt mit dem ein oder anderen Unternehmen aufnehmen müssen.
Allerdings wird selbst der Anbieter mit den besten Absichten die Vorzüge seiner Lösung anpreisen wollen, während Ihr Augenmerk in dieser Phase eher darauf liegen sollte, Informationen von Ihren Stakeholdern einzuholen und diese zu diskutieren.
Die Materialien des Anbieters können Sie dennoch als Ergänzung zu den bereits ermittelten Anforderungen Ihres eigenen Unternehmens nutzen.
Ihre Liste der gesammelten Anforderungen wird voraussichtlich sehr lang sein. Priorisieren und gewichten Sie diese unvoreingenommen und geschäftskritisch.
Selbst, wenn die Begeisterung für das Projekt groß ist, trennen Sie die „Must haves“ von den „Nice to haves“. Scheuen Sie sich daher nicht, einige „Wünsche“ als außerhalb des Projektumfangs liegend zu markieren.
Auch die Seniorität oder Wichtigkeit eines Stakeholders bedeutet nicht, dass seine oder ihre Vorstellungen automatisch mehr Gewicht erhalten sollten.
Verwenden Sie stattdessen ein einfaches Ranking-System wie „Priorität kritisch / Priorität hoch / Priorität mittel oder Priorität niedrig“, um Ihre Anforderungsliste zu klassifizieren und zu ordnen.
