Das RFP-Dokument aufsetzen
Natürlich können und sollen Sie Ihre eigenen Dokumente beziehungsweise Templates verwenden, allerdings ist die folgende Vorlage eine gute Basis für Ihre Ausschreibung. Passen Sie diese individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an, um so die maximale Wirkung zu erzielen.
Zu den Bestandteilen eines aussagekräftigen Request for Proposal gehören:
Hier erklären Sie, warum Sie diese Anschaffung zum jetzigen Zeitpunkt tägigen möchten, wie die neue HR-Software Ihre strategischen Geschäftsziele unterstützen soll sowie den Umfang und den Zeitplan des Projekts.
Software-Unternehmen können Ihnen nur ein relevantes Angebot unterbreiten, wenn sie Ihr Unternehmen und seine Funktionsweise verstehen. Deshalb sollten Sie Ihnen die wichtigsten Informationen zur Verfügung stellen.
Dazu zählen:
Jede Anforderung in diesem Abschnitt sollte die Priorität, den Zeitplan, die Gründe, etwaige Integrations- und Konfigurationsanforderungen sowie weitere Erwartungen beinhalten.
Überlegen Sie zudem, welche Funktionen die Mitarbeiter unter jeder der folgenden Rubriken und Themen der HR-Automatisierung benötigen:
Hierzu zählen die Anforderungen, die sich nicht direkt auf einen bestimmten HR-Prozess beziehen, sondern eher auf Frage, wie Ihr Unternehmen auf die Prozesse und Anwendungen zugreifen kann.
Soll die Software in der Cloud oder als On-Premise-Lösung zur Verfügung stehen? Wird ein mobiler Zugriff gewährt – unter Berücksichtigung von herunterladbaren Apps und Ihrer aktuellen Bring-your-own-Device-Richtlinien?
Nachdem Sie Ihre Anforderungen und Wünsche dargelegt haben, formulieren Sie in diesem Abschnitt, wie die verschiedenen Anbieter auf ihr RFP reagieren sollen. Denn: Je spezifischer Ihre Anweisungen an dieser Stelle hinsichtlich Format, Layout und Details sind, desto einheitlicher sind auch die Antworten der Anbieter.
Auf diese Weise sind Sie in der Lage, leichter zu vergleichen und auszuwerten. Fügen Sie daher die folgenden Punkte in diesen Abschnitt ein:
Nennen Sie klare Fristen für die Klärung von Fragen und die finale Deadline für die Antworten, die der Anbieter einhalten muss, damit seine Lösung berücksichtigt wird.
Hier müssen die verschiedenen Unternehmen vollständige Angaben zu den Mitarbeitern, die im Rahmen Ihres HR-Projekts eingesetzt werden würden, benennen. Dazu gehören auch Details zu ihrer Erfahrung, ihren Fähigkeiten, zu Fachwissen und ihrer Verfügbarkeit.
Dazu zählt eine vollständige Aufschlüsselung der Gesamtkosten, einschließlich Lizenzgebühren, monatlichen Zahlungen, Support- und Serviceoptionen, Kosten für Anpassungen/Integration, Wartung und eventuelle Beratungsgebühren.
Ein Nachweis über die finanzielle Stabilität des Anbieters stellt sicher, dass Sie langfristig mit einer Zusammenarbeit rechnen können.
Durch angegebene Kontaktdaten von bestehenden zufriedenen Kunden, deren Anforderungen mit Ihren vergleichbar sind, bekommen Sie ein besseres Gespür für den jeweiligen Anbieter und seine Lösungen.
Nachdem Sie diese Informationen so detailliert und klar wie möglich zu Papier gebracht haben, müssen Sie strenge Vorgaben für das Antwortformat der verschiedenen Software-Hersteller definieren. Das hilft zum einen den Anbietern, Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, bereitzustellen und zum zweiten, die Antworten untereinander zu vergleichen, was letztendlich auch einen Vergleich sehr unterschiedlicher Systeme erleichtert.
Zum Minimum an Informationen, die an dieser Stelle relevant werden, zählen:
An dieser Stelle wollen wir noch einmal auf die Stolpersteine eingehen, die während der Erstellung des RFP-Dokumentes lauern und die es zu vermeiden gilt.
Ein Request for Proposal muss gut geschrieben und vor allem detailliert sein. Achten Sie darauf, dass alle enthaltenen Informationen für Außenstehende verständlich sind. Bisweilen neigt man gerne dazu, „betriebsblind“ zu sein und ein bestimmtes Grundwissen vorauszusetzen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, einen Anbieter zu wählen, der am Ende noch nicht zu 100 Prozent Ihren Anforderungen entspricht.
Auch wenn Details wichtig sind, schreiben Sie den Anbietern nicht vor, wie sie etwas tun sollen. Fragen Sie stattdessen, wie diese Ihre Herausforderungen angehen und lösen werden, damit Sie die Hintergründe ihrer Arbeit verstehen. Dabei gilt: Anstatt klare Ja- oder Nein-Fragen zu stellen, helfen offene Fragen dabei, mehr Details über den jeweiligen Anbieter und seine Arbeitsweise zu erhalten.
Jede Frage sollte separat beantwortet werden, das heißt: Eine Frage pro Abschnitt. Kombinierte Fragen stiften Verwirrung, da mehrere Antworten in einem Abschnitt zusammengefasst werden müssen, was das Lesen und Verstehen erschwert – und für Sie am Ende den Vergleich.
Stellen Sie sicher, dass alle Fragen gebündelt an einer Stelle im Dokument gesammelt werden. Auf diese Weise läuft der Anbieter nicht Gefahr, Fragen zu übersehen. Und auch Sie tun sich in der Auswertung und im Vergleich mit anderen Lösungsanbietern leichter.
