Chapitre 2
Lorsque la Responsable Informatique Olga a prévenu Karim, le Directeur Administratif et Financier, que Zebra SARL allait se doter d’un ERP Cloud, ils ont collaboré pour noter les fonctionnalités essentielles à la Direction Financière. Un besoin global est ressorti de l’entretien : l’automatisation.
Pendant des années, Karim et ses collègues se sont chargés de traiter manuellement chaque facture entrante ou sortante.
Olga a profité de cette réunion pour présenter au DAF les possibilités qui s’ouvrent à la Direction via ces environnements applicatifs : gestion dématérialisée des factures, reconnaissance optique de caractères et communication bancaire.
Une fois l’ERP configuré et installé, Karim s’est appliqué au nouveau traitement des factures. Historiquement manuelle et insatisfaisante, la gestion se réalise désormais via une application dédiée qui gère et optimise automatiquement la chaîne d’opération des factures.
Déjà mélioratif, le concept s’est étendu à la dématérialisation complète des documents comptables. En s’appuyant sur la reconnaissance optique des caractères, un logiciel est capable de repérer une facture, d’en extraire les données importantes et de les transformer en écriture comptable.
Les professionnels interviennent en amont pour modéliser les écritures conformes à celle de Zebra SARL et en aval pour le contrôle.
Les données comptables sont détectées, qualifiées et traduites par des logiciels autonomes.
L’intégration est simplifiée grâce aux environnements applicatifs.
Les passerelles automatiques entre les services permettent de se décharger des tâches chronophages.
il récupère l’écrit, le lit, le qualifie et le classe
Karim songe à revoir le processus de paiement de ses fournisseurs puisqu’il rencontre des difficultés à communiquer avec les banques lors du paiement.
Il apprend que l’ERP Cloud, enrichi d’un logiciel dédié, est capable d’émettre un fichier de paiement et de le transmettre aux établissements bancaires de façon autonome. Pour sécuriser le virement, Karim peut ajouter un module de contrôle de fraude.
Les missions de pilotage et de reporting ont également changé de visage depuis la mise en place de l’ERP Cloud chez Zebra SARL.
Un tableau de bord a pris place dans l’interface de Karim. Celui-ci a pour fonction de lui apporter une vue à 360° de l’entreprise afin de l’accompagner dans sa gestion de l’activité. Jusqu’à présent, la création d’un panorama faisait face à trois blocages :
De quoi rendre Karim dépendant des disponibilités et du bon vouloir de chacun.
Via l’ERP Cloud, il peut gérer et faire évoluer son tableau de bord en autonomie. Son profil a accès aux éléments comptables, financiers, commerciaux ou d’approvisionnement. Il récupère les informations nécessaires et l’ERP Cloud les consolide selon un référentiel unique qui facilite la lecture et diminue le risque d’erreurs. Le reporting se crée automatiquement depuis le tableau de bord.
Cette année, les membres de son équipe désirent revoir le process d’archivage des documents. Les papiers encombrent les armoires et sont chaque jour soumis au risque de perte.
Depuis l’ERP Cloud, toute l’équipe peut dématérialiser les documents les plus probants tels que les fiches de paie ou les factures.
Chaque copie numérisée est stockée dans un coffre-fort virtuel chez un tiers. Les équipes de Zebra SARL se connectent depuis leur interface et visualisent les écrits à tout moment. Selon les législations en vigueur, les documents numérisés sont inaltérables et consultables à tout moment.
L’ERP Cloud élargit le panorama :
L'ERP Cloud, la solution pour répondre aux nouveaux enjeux :
Automatisez le traitement de vos factures
Déléguez le paiement de vos fournisseurs
Sécurisez vos transactions
Rassemblez toutes vos données de reporting
Archivez les documents probants sans risque
INTÉGRATION n.f
