Voici un modèle personnalisable et son guide pour en faire le meilleur usage
Modèle de politique de voyage d'entreprise Document prêt à personnaliser pour encadrer vos déplacements professionnels 1. Objet et champ d'application La présente politique de voyage définit les règles, procédures et bonnes pratiques applicables à l'ensemble des déplacements professionnels effectués par les collaborateurs de [Nom de l'entreprise] . Elle s'applique à : • Tous les salariés, quel que soit leur statut (CDI, CDD, alternants) • Les prestataires et consultants externes mandatés par l'entreprise • Les déplacements en France et à l'international Objectifs : • Garantir la sécurité des collaborateurs en déplacement • Maîtriser les coûts liés aux voyages d'affaires • Assurer l'équité de traitement entre les collaborateurs • Respecter les obligations légales et fiscales (notamment URSSAF) • Contribuer aux engagements RSE de l'entreprise 2. Principes généraux Les frais engagés dans le cadre d'un déplacement professionnel sont remboursés sous réserve qu'ils soient : • Strictement liés à l'activité professionnelle • Conformes aux plafonds et règles définis dans ce document • Justifiés par des pièces comptables conformes (factures avec TVA) • Validés selon le circuit d'approbation en vigueur Toute réservation doit être effectuée via [outil de réservation] pour bénéficier des tarifs négociés et garantir la traçabilité des déplacements. Les réservations effectuées hors circuit ne seront pas remboursées, sauf exception validée par [service valideur].
3. Tableau de première réflexion avant rédaction Avant de finaliser votre politique, complétez ce tableau pour clarifier vos arbitrages internes : Thème Questions à trancher Décision interne Responsable Classe de voyage 1ère ou 2nde classe train ? Business class avion à partir de quelle durée ? [À compléter] [Nom/Fonction] Plafonds hébergement Différencier Paris / grandes villes / province / international ? [À compléter] [Nom/Fonction] Véhicule personnel Autoriser ou privilégier la location ? Barème kilométrique ? [À compléter] [Nom/Fonction] Repas Plafond unique ou différencié (midi/soir, France/étranger) ? [À compléter] [Nom/Fonction] Circuit validation Validation systématique ou seuil de déclenchement ? [À compléter] [Nom/Fonction] Profils voyageurs Règles différentes selon sédentaire / itinérant / direction ? [À compléter] [Nom/Fonction] RSE Privilégier le train vs avion ? Reporting carbone ? [À compléter] [Nom/Fonction] Duty of care Assurance complémentaire ? Géolocalisation ? [À compléter] [Nom/Fonction]
4. Règles de réservation et d'approbation Processus de réservation • Toute demande de déplacement doit être initiée via [outil de réservation] • Le collaborateur sélectionne les options conformes à la politique • Les options hors politique sont signalées et nécessitent une justification Circuit de validation Profil Validation requise Collaborateur sédentaire Validation manager N+1 obligatoire Collaborateur itinérant Auto-validation si conforme à la politique Cadre dirigeant Validation [Direction concernée] Déplacement international Validation manager + [service valideur] Dépassement de plafond Validation exceptionnelle par [service valideur] 5. Règles par catégorie de dépense 5.1 Transport ferroviaire et aérien Train : • Classe par défaut : [2nde classe / 1ère classe selon conditions] • 1ère classe autorisée pour les trajets supérieurs à [durée] ou les abonnés grands voyageurs • Privilégier le train pour les trajets inférieurs à [durée] Avion :
• Classe économique pour les vols de moins de [durée] • Classe affaires autorisée pour les vols supérieurs à [durée] • Réservation au moins [nombre] jours à l'avance recommandée 5.2 Véhicule personnel, véhicule de fonction, location Véhicule personnel : • Utilisation soumise à autorisation préalable • Remboursement selon le barème kilométrique en vigueur • Point de départ : site de rattachement (ou domicile si télétravail) Véhicule de fonction : • Attribution selon seuil de [kilométrage annuel] • Carte carburant entreprise fournie (usage professionnel uniquement) Location de véhicule : • Réservation obligatoire via [outil de réservation] • Catégorie : [compacte / intermédiaire selon nombre de passagers] • Restitution impérative avec le plein de carburant 5.3 Hébergement Réservation via [outil de réservation] ou hôtels partenaires référencés. Zone Plafond nuitée (chambre + petit-déjeuner) Paris et Île-de-France [plafond interne] Grandes métropoles [plafond interne] Province [plafond interne] International [plafond interne ou selon pays]
5.4 Repas • Remboursement sur justificatif (facture avec TVA) • Plafond déjeuner : [plafond interne] • Plafond dîner : [plafond interne] • Préciser si alcool exclu du remboursement • Déduction de la participation employeur (titres-restaurant) le cas échéant Repas avec invités externes : autorisation préalable requise, liste des participants obligatoire. 5.5 Taxis, VTC, transports locaux • Utilisation autorisée uniquement en l'absence de transports en commun adaptés • Privilégier les transports en commun ou navettes aéroport/gare • Conserver systématiquement le justificatif 6. Dépenses non remboursables Les frais suivants ne font l'objet d'aucun remboursement : • Mini-bar, room service personnel • Tabac, journaux, magazines • Pourboires • Blanchisserie (sauf déplacement supérieur à [nombre] jours) • Amendes de stationnement ou infractions routières • Frais liés à un usage personnel (tourisme, accompagnants) • Surclassements non autorisés 7. Sécurité des voyageurs et gestion des imprévus [Nom de l'entreprise] s'engage à assurer la sécurité de ses collaborateurs (duty of care) : • Consultation obligatoire des recommandations [source : ministère des Affaires étrangères ou autre] avant tout déplacement • Assurance voyage groupe couvrant : frais médicaux, rapatriement, annulation • Contact d'urgence 24/7 : [numéro ou service] En cas d'imprévu (vol annulé, incident, urgence médicale) :
1. Contacter immédiatement [service ou numéro d'urgence] 2. Conserver tous les justificatifs de frais engagés 3. Informer son manager dans les meilleurs délais 8. Déplacements internationaux Les déplacements hors France métropolitaine requièrent : • Une validation préalable par [service valideur] • La vérification des formalités (visa, vaccinations) • La souscription ou activation de l'assurance voyage internationale Règles spécifiques : • Plafonds hébergement et repas adaptés selon le pays de destination • Frais de change remboursés au taux en vigueur à la date du déplacement 9. Notes de frais et justificatifs Principes • Saisie mensuelle des notes de frais via [outil de gestion] • Justificatifs originaux numérisés lisibles obligatoires • Délai de soumission : avant le [date] du mois suivant Délai de prescription Tout frais non soumis dans un délai de [nombre] mois ne sera pas remboursé. Contrôles Les notes de frais font l'objet de contrôles réguliers. Toute anomalie (doublon, incohérence) entraîne une demande de justification et peut conduire au non-remboursement.
10. Rôles et responsabilités Acteur Responsabilités Collaborateur Respecte la politique, soumet ses frais dans les délais, conserve les justificatifs Manager Valide les demandes, contrôle la conformité, sensibilise son équipe Travel Manager Pilote la politique, analyse les dépenses, négocie les contrats fournisseurs Service comptable Traite les remboursements, archive les justificatifs Direction Arbitre les exceptions, révise annuellement la politique 11. Exceptions Toute demande dérogatoire doit être : • Justifiée par écrit • Soumise à [service valideur] avant engagement de la dépense • Validée par [niveau hiérarchique requis] Les exceptions accordées ne créent pas de précédent et restent ponctuelles. 12. Entrée en vigueur, diffusion et révision • Date d'entrée en vigueur : [date] • Diffusion : Intranet, [outil de réservation], livret d'accueil • Révision : Au minimum une fois par an ou en cas d'évolution significative
Version Date Auteur Modifications 1.0 [date] [Nom/Fonction] Création Annexes à prévoir Annexe Contenu A – Barème kilométrique Indemnités selon puissance fiscale B – Liste hôtels partenaires Établissements référencés par zone C – Contacts d'urgence Numéros assistance 24/7, assurance D – Formulaire exception Demande de dérogation E – Guide utilisateur Tutoriel [outil de réservation] Document élaboré par [Nom de l'entreprise] – Version [numéro] – [Date] Ce modèle est fourni à titre indicatif et doit être adapté aux spécificités de votre organisation, à votre convention collective et aux réglementations en vigueur.