Vous souhaitez mettre en place un nouveau logiciel RH mais vous ne savez pas par où commencer ? C'est normal - il existe des centaines de solutions et...
Vous souhaitez mettre en place un nouveau logiciel RH mais vous ne savez pas par où commencer ? C'est normal - il existe des centaines de solutions et de nouveaux acteurs de niche ne cessent d’apparaître sur le marché.
Pour vous aider dans votre démarche, vous devez en général rédiger un appel d’offres, qui vous permettra de vous poser les bonnes questions et de couvrir tous vos enjeux stratégiques.
Ainsi, vous pourrez formuler très simplement ce que vous attendez d’une solution RH : caractéristiques principales et secondaires, spécificités techniques, budget… et disposer d’un comparatif équitable et homogène. La présélection, tout comme le choix final de votre futur éditeur, n’en sera alors que plus simple et rapide !
Dans ce guide, apprenez à structurer votre appel d’offres selon vos besoins afin de trouver rapidement le meilleur éditeur de gestion des talents pour votre organisation.
Dans un premier temps, vous devez avant tout prendre du recul sur votre stratégie :
En prenant en compte les objectifs stratégiques de votre entreprise avec vos objectifs RH, la rédaction de votre appel d’offres sera plus efficace et cohérente, et la sélection de la solution facilitée.
L’appel d’offres est souvent confondu avec d'autres formalités commerciales. Il est important de bien les différencier :
1. La demande d’informations (ou RFI : Request For Informations)
Cette démarche est intéressante si vous recherchez des informations qui ne sont pas disponibles sur les sites web de vos prestataires potentiels.
Elle prend la forme d’un document formel, qui ne couvre pas vos besoins en détail, mais qui comprend les principales caractéristiques souhaitées par la solution, la présentation de votre organisation ainsi que votre stratégie business.
2. L’appel d’offres (ou RFP : Request For Proposal)
C'est un document destiné aux éditeurs du marché qui présente vos besoins en matière de logiciels RH.
Il doit détailler vos problématiques RH, mais aussi les fonctionnalités et bénéfices métiers attendus du logiciel. L’appel d’offres est particulièrement utile pour les grandes entreprises dont les besoins et les processus opérationnels sont complexes.
En revanche, il s’avère inutile pour des petites et moyennes entreprises qui n'ont pas besoin du même niveau de détail. Elles peuvent se contenter d’une demande d’informations de quelques pages.
En fournissant les mêmes informations à tous vos interlocuteurs, vous les mettrez sur un pied d’égalité.
3. La demande de devis (ou RFQ : Request for Quote)
Survenant généralement après une demande d’informations, la demande de devis sert à commander aux éditeurs présélectionnés une proposition détaillée incluant les coûts, les conditions de paiement, les spécifications techniques et les modalités d’implémentation et de maintenance.
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