Convaincre votre organisation d'investir dans un logiciel de gestion RH

Après une année 2020 bouleversée, les Ressources Humaines ont la possibilité d’avoir un véritable impact sur la stratégie de leur entreprise grâce à de...

Convaincre votre organisation d’investir dans un logiciel de gestion RH

Comment mener à bien votre projet pour transformer votre gestion des talents

Quel contexte pour les logiciels RH en 2021 ?

Après une année 2020 bouleversée, les Ressources Humaines ont la possibilité d’avoir un véritable impact sur la stratégie de leur entreprise grâce à de meilleurs outils technologiques.

Dans un contexte particulièrement compliqué, les RH ont dû faire preuve ces derniers mois de beaucoup d’adaptabilité et de résilience. Faisant face à l’urgence et aux coupes budgétaires, la majorité d’entre eux n’a pas pu se consacrer à la mise en place de nouveaux outils à mettre au service de leur stratégie RH.

Nous observons néanmoins des signes encourageants pour la mise à niveau ou le remplacement de ces outils RH. La reprise économique et le déploiement des vaccins en font bien sûr partie, mais nous constatons aussi un changement de mentalité des organisations. La crise COVID-19 leur a fait prendre conscience qu’une excellente gestion des talents est essentielle dans un contexte économique incertain, du recrutement à l’engagement des employés. Dans ce but, des logiciels de gestion RH peuvent vous aider à développer votre organisation et lui permettre d’innover de façon continue, quel que soit le contexte.

En moyenne, les RH consacrent entre 3,5 % et 9,5 % de leur budget aux solutions technologiques.

Découvrez dans ce guide comment sélectionner les bons outils RH et convaincre vos décisionnaires en vous alignant sur les enjeux stratégiques de votre entreprise.

Étape 1 : assimilez les enjeux stratégiques de votre organisation

La vision RH doit être au service de la stratégie globale de l’entreprise.

Les RH font partie intégrante de votre organisation. Pour participer activement au développement de celle-ci, vous devez donc assimiler tous ses enjeux et comprendre tous les aspects de sa stratégie globale.

Par conséquent, le logiciel RH choisi doit être au service des enjeux business et stratégiques de votre entreprise. Vous devez prouver que l'investissement répond à un besoin essentiel de l'organisation. Même si chaque entreprise est unique, certains objectifs reviennent souvent sur le devant de la scène, comme par exemple :

Augmenter les revenus

Identifier de nouvelles sources
de croissance

Réduire les coûts

Réduire les risques

Maîtriser les changements

Accroître la productivité et l'efficacité

Selon vous, comment est comprise la stratégie de votre organisation par votre département RH ?

Très bien
Assez bien
Neutre
Assez mal
Très mal

Vous ne réussirez à convaincre les décisionnaires qu’en parlant le même langage. Prenez du recul sur vos besoins immédiats et assurez-vous de comprendre la stratégie de l'entreprise avant de vous focaliser sur les seuls besoins RH.

Vous noterez que les investissements les plus élevés sont pour des projets ou des outils en lien étroit avec les besoins stratégiques de l’entreprise. Plus la valeur potentielle liée à cet investissement est importante, plus il aura de chance d'être réalisé.

Étape 2 : organisez vos objectifs RH

Visualisez et priorisez vos besoins et difficultés avant de choisir un nouveau logiciel RH.

Après avoir analysé et bien saisi les enjeux stratégiques de votre organisation, vous devez maintenant pouvoir les relier à votre propre stratégie RH. Faisons l'exercice ensemble :

Objectifs Business	Objectifs RH
Augmentation de la vitesse d'exécution - réduire les cycles de développement	Mieux partager les objectifs de votre organisation aux collaborateurs. Mesurer les performances individuelles et collectives selon ces objectifs.
Augmentation du chiffre d’affaires - obtenir des avantages concurrentiels	Identifier et cartographier les compétences actuelles des collaborateurs, leurs souhaits de développement et les opportunités futures de l'entreprise. Recruter des talents aux nouvelles compétences.
Réduction des coûts et augmentation de l’efficacité - méthodes, formation et travail administratif	Donner des ressources supplémentaires aux collaborateurs en éliminant les tâches administratives chronophages.
Augmentation de la productivité - améliorer les performances des équipes commerciales	Améliorer le programme d'onboarding des commerciaux et leur donner accès à des formations en continu.
Fidélisation des collaborateurs - diminuer le turn-over	Créer un programme de développement de carrière et de promotion interne pour les leaders en devenir de votre organisation.

Vous avez peut-être coché plusieurs cases, cela n’est pas étonnant. En effet, il est impossible par exemple de séparer recrutement et engagement des employés. Une bonne stratégie doit être pensée à un niveau global et prendre en compte tout votre périmètre d’actions, pour des raisons d’investissements financiers, mais aussi pour gagner en efficacité.

C’est pourquoi, plutôt que d’opter pour une myriade d’outils répondant à un besoin isolé et ponctuel, nous vous conseillons d’adopter une solution RH complète, prenant en compte l'intégralité de vos besoins pour unifier vos processus et mieux suivre vos actions. Vous pourrez ainsi :

👉 Ne pas faire de compromis sur votre stratégie : ne choisissez pas entre vos enjeux de recrutement, la formation de vos talents ou leur engagement.

👉 Être plus réactif : si un événement inattendu bouleverse le fonctionnement de votre entreprise, vous pourrez facilement adapter l’utilisation de votre logiciel RH plutôt que de rechercher en urgence un autre outil couvrant vos nouveaux besoins.

👉 Adapter l’outil aux différentes étapes de votre stratégie : recourez toujours à la même solution sans devoir apprendre à maîtriser un nouvel outil à chaque fois.

Quels sont vos principaux besoins RH en 2021 ?

Optimiser le recrutement
Favoriser la formation et la promotion interne des employés
Améliorer la rétention des meilleurs talents
Utiliser les données RH pour prendre des décisions plus rapides
Augmenter la productivité

Étape 3 : explicitez les avantages du futur logiciel RH

Après avoir aligné votre vision RH avec les enjeux stratégiques de votre organisation, vous devriez pouvoir répondre à cette question : Quel sera le bénéfice et les améliorations visibles apportés par cet outil ?

Vous n’êtes pas obligé d’avoir toutes les réponses à ce stade. Après tout, vous n’avez encore pas encore comparé les différents éditeurs. Pour être convaincant, vous pouvez utiliser la technique de l'elevator pitch. Ce dernier doit comprendre :

1.
L'identification de l'un ou des enjeux de votre organisation

2.
Expliciter les obstacles internes ou externes associés à ses enjeux (nouvelles réglementations, tendances sectorielles...)

3.
Présenter les résultats attendus suite à la mise en place du nouveau logiciel RH

Présentez aux décisionnaires des scénarios, des exemples concrets et des données chiffrées. Cela prouve que vous appuyez votre décision sur des recherches et des faits objectifs.

Enfin, soyez transparent en révélant rapidement les KPI qui vont mesurer l’efficacité de votre logiciel RH.

Ne sous-estimez pas l’impact du changement :

Passer d’un logiciel RH à un autre (ou l'acquisition d'un logiciel pour la première fois) peut dérouter vos collaborateurs. Pour certains, cette démarche peut inquiéter, voire même s’apparenter à de la surveillance et remettre en cause leur confiance dans l’organisation si la gestion des données n'est pas transparente.
Prenez en compte ces points et préparez-vous à répondre à ces inquiétudes en faisant preuve de transparence. Indiquez par exemple comment les données seront collectées et utilisées, et présentez la ou les personnes en charge d'assurer la sécurité de ces données.

Étape 4 : impliquez rapidement toutes les parties prenantes

Vous aurez rapidement besoin du soutien de votre équipe dirigeante et d'autres collaborateurs

Pour obtenir l’approbation de l'équipe dirigeante et faciliter la prise de décision, il suffit souvent du soutien de quelques alliés précieux. En impliquant le plus tôt possible des sponsors, vous vous assurez non seulement de leur adhésion pour concrétiser le changement ou l'acquisition d'un logiciel RH, mais aussi de leur support lors de la mise en place de celui-ci au sein de votre organisation.

Ces sponsors exécutifs peuvent également vous permettre d’identifier des points de blocage ou des freins. Ils et elles connaissent en effet mieux que quiconque votre entreprise et discutent de ces problématiques quotidiennement. Co-construisez ainsi votre argumentaire et votre projet en mode collaboratif.

Comment trouver
vos sponsors ?

Réfléchissez aux personnes les plus susceptibles d'être concernées ou impactées par votre projet et assurez-vous que certaines applications du logiciel RH répondent à leurs problématiques.

Chief Executive Officer

Quelles sont ses problématiques ?

Identifier de nouveaux leviers de croissance.
Rechercher l’innovation et trouver la technologie qui la soutiendra.
Porter une vision et une culture communes pour tous les collaborateurs.

Comment s’adresser à lui ou elle ?

Anticipez les futurs besoins. Imprégnez-vous des enjeux business et utilisez les données RH pour préparer vos prochains besoins, en les faisant correspondre à la stratégie de l’organisation.
Ne passez pas trop de temps à détailler vos problèmes RH quotidiens. Instaurez plutôt une relation de confiance en montrant que vous comprenez les enjeux globaux de votre organisation.

Chief Financial Officer (CFO)

Quelles sont ses problématiques ?

Investir de façon sécurisée pour générer le meilleur retour sur investissement.
Protéger les actifs vitaux de l'entreprise et veiller au respect de la réglementation financière.

Comment s’adresser à lui ou elle ?

Parlez chiffres – même si vous n’êtes pas encore au stade du retour sur investissement de votre logiciel, préparez-vous à expliquer les avantages concrets et financiers de votre solution.
Soulignez les problèmes potentiels de conformité avec le système ou les processus actuels.
Montrez que des dépenses peuvent être réduites ou évitées grâce à votre solution.

Chief Information Officer (CIO)

Quelles sont ses problématiques ?

Conduire la transformation digitale de l’organisation.
Aider l’organisation à devenir plus data-driven.
Gérer les actifs technologiques de l’entreprise et planifier de futurs investissements.

Comment s’adresser à lui ou elle ?

Écoutez et identifiez les priorités et besoins communs entre l'équipe IT et l’équipe RH.
Engagez-vous à devenir plus data-driven et coopérez avec le service IT pour parvenir à cet objectif.
Cherchez à comprendre l'écosystème technologique existant de votre organisation et la manière dont votre solution RH pourrait s'intégrer.

Quels sont les principales parties prenantes de votre organisation qui doivent approuver l’investissement dans un nouveau logiciel RH ?

CEO
CIO/Responsable IT
CFO
COO
Autre

Étape 5 : comparez les différents éditeurs et présentez leurs points forts

Après avoir assuré l’alignement des besoins RH et enjeux de l’entreprise, puis avoir obtenu le support de membres dirigeants, approfondissez maintenant vos recherches en établissant un comparatif des éditeurs.

Prenez en compte des éléments comme :

1. Les fonctionnalités que vous estimez indispensables : sont-elles proposées par tous les différents prestataires ?

2. L’intégration à votre écosystème technologique actuel : est-elle facilement envisageable ?

3. La rapidité d’assimilation de l’outil : votre équipe a-t-elle besoin d’être formée pour maîtriser le logiciel ? Êtes-vous prêt à investir des ressources (humaines et financières) pour cette formation ?

4. Le service client : aurez-vous un interlocuteur dédié chez le prestataire en cas de questions ou de problèmes ?

5. La capacité d’adaptation de l’outil aux différents besoins de votre stratégie RH : peut-il s’adapter à vos futures réorientations stratégiques ? Si oui, comment ?

6. L’avis et les évaluations de vos pairs : sur l’onboarding, la facilité d’utilisation, le traitement des données sensibles…

7. Les capacités du logiciel RH en matière de sécurité et de confidentialité : est-il en mesure de s’adapter aux changements de réglementation sur le traitement des données ?

8. La conception de l’interface : est-elle accessible à tous les publics de votre organisation ?

Combien d'éditeurs de logiciels RH avez-vous prévu de pré-sélectionner pour votre benchmark ?

2
3
4
Plus de 5

N’oubliez pas également de comparer votre proposition avec ce qui existe déjà dans votre organisation. En effet, ne rien changer peut parfois s’avérer plus coûteux à moyen terme que d’investir dans un nouveau logiciel : départ des meilleurs talents, difficulté à rester compétitif, recrutement difficile, cycles de développement allongés… C’est pourquoi vous devez présenter votre stratégie de logiciel RH comme un investissement sur l’avenir pour votre organisation.

En énumérant les points forts du logiciel RH retenu, suivez ces quatre étapes fondamentales pour délivrer un argumentaire clair aux décisionnaires que vous devrez convaincre :

A. Concentrez vous sur le ROI

Quand vous exposerez votre argumentaire, les décisionnaires de votre entreprise s’attendront à ce que vous reliez les fonctionnalités du logiciel RH à un retour sur investissement. Vous montrerez ainsi le potentiel impact commercial du logiciel RH. Vous faîtes comprendre qu’un logiciel RH est un investissement et non une dépense pour votre organisation.

Aussi, gardez à l’esprit qu’implémenter un nouveau système RH demande à votre organisation un investissement important. N’éludez donc pas ce coût ; si vous ne le faites pas, vous risquez de perdre en crédibilité et d’attendre longtemps avant de voir votre projet à nouveau examiné. Vous mettez toutes les chances de votre côté en faisant preuve de transparence.

B. Quantifiez les résultats attendus et reliez-les aux enjeux stratégiques

Adopter une approche quantitative tout au long de votre argumentaire vous fait gagner en crédibilité, notamment face à votre équipe financière. Mettez-vous à leur place, en montrant par exemple : comment le nouveau logiciel RH peut aider à réduire les pénalités de délais de paiement des prestataires externes ou bien éliminer les amendes en anticipant les nouvelles exigences de conformité. De cette façon, vous démontrez que vous cherchez à avoir un impact direct sur le chiffre d’affaires de votre organisation

Si vous manquez de données chiffrées sur certains aspects, n'hésitez pas à faire témoigner des pairs qui ont déjà adopté ce même logiciel RH. Leur vécu peut avoir beaucoup de poids auprès du reste de votre organisation, surtout s’ils ou elles peuvent avancer des résultats chiffrés.
Aussi, comme vu précédemment, n’oubliez pas que la clé de votre argumentation se trouve dans votre compréhension des enjeux stratégiques, surtout en face de décisionnaires sceptiques.

Par exemple, vous arriverez plus facilement à promouvoir une nouvelle plateforme e-learning si vos équipes commerciales doivent justement améliorer leur formation à la vente pour le lancement d'un nouveau produit. Gardez donc toujours en tête d’illustrer votre démonstration par des cas d'usages correspondants aux priorités commerciales de votre entreprise.

C. Prenez en compte les possibles changements de réglementation

Détenant beaucoup d’informations personnelles sur vos équipes en tant que membre des RH, vous devez vous informer sur les nouveautés du Règlement général sur la protection des données (RGPD), assurer la sécurité des données et communiquer sur leur utilisation. Le non-respect de la législation peut avoir de graves répercussions financières sur votre organisation : les pénalités peuvent atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel - le montant le plus élevé étant retenu.

Les meilleurs logiciels RH placent la sécurité au cœur de leur système, ce qui garantit une meilleure protection de vos données sensibles.

Si vous mettez en avant cet argument en face des décisionnaires, vous montrez que votre organisation sera moins susceptible d’être dépassée par la nouvelle législation et donc pénalisée financièrement.

Les collaborateurs consentent à ce que des données soient collectées sur leur travail si elles visent à améliorer leurs conditions de travail et si elles sont utilisées dans un but précis et de façon transparente

Rebecca Wettemann, Principal de Valoir

D. Reliez les avantages qualitatifs aux objectifs de l’entreprise

Après avoir défendu votre projet d’un point de vue quantitatif, n’oubliez pas d’évoquer les bénéfices qualitatifs de la solution. Même si vous ne pouvez pas encore les mesurer, vous pouvez démontrer son efficacité en les reliant aux objectifs de l'entreprise.

Si votre entreprise cherche par exemple à communiquer sur un environnement de travail sain et stimulant pour les collaborateurs, vous aurez plus de chances d’obtenir un feu vert s’il est prouvé que l'outil RH proposé augmente le bien-être des salariés.

Étape 6 : structurez votre recommandation finale

Que votre présentation soit écrite ou orale, utilisez le plan suivant pour justifier le besoin d’un nouveau logiciel RH.

Que votre présentation soit écrite ou orale, utilisez le plan suivant pour justifier le besoin commercial d’un nouveau logiciel RH.

1. Présentez votre executive summary

C’est votre accroche pour captiver votre auditoire. Soyez bref, concret et évitez les hyperboles. Commencez par évoquer les défis stratégiques de votre organisation, puis présentez rapidement la solution que vous proposez et les raisons qui la motivent. De cette façon, vous cadrez votre argumentation et annoncez ses points-clés.

2. Évoquez les problèmes que traverse votre organisation

Rappelez ici les problématiques actuelles qui ralentissent l’efficacité de votre organisation pour intéresser les décisionnaires.

Et surtout, combien coûtent-elles à votre entreprise ? Vous pouvez demander à votre équipe financière d’analyser les sommes perdues en l’absence d’une meilleure solution.

3. Remontez à la source des problèmes

Pourquoi ces problématiques existent-elles ? Un facteur peut-il les expliquer ? Analysez vos processus RH actuels et les habitudes de votre organisation en prenant du recul.

4. Présentez les objectifs...

... que vous cherchez à atteindre avec votre nouveau logiciel RH sous forme d’une liste. Elle doit être la plus concise possible : si elle compte plus de cinq objectifs, vous risquez de diluer la force de votre proposition et de perdre l’attention de votre auditoire.

5. Détaillez votre proposition

Une fois les problèmes et les objectifs exposés, comment allez-vous y remédier avec le nouveau logiciel RH ? Décrivez la solution retenue et ses avantages en vous assurant que chacune des problématiques précédemment mises en évidence est adressée.

Quel est le coût financier de votre solution et quand peut-on espérer voir un retour sur investissement ? Soyez précis, car une mauvaise estimation peut balayer tous les autres arguments de votre présentation.

Comment se passera l’implémentation de ce nouveau système ? Quelles équipes vont être mobilisées ? Combien de temps cela va-t-il prendre ? Une formation est-elle nécessaire ? Si oui, comment allez-vous l’organiser ? Soyez réaliste et ne négligez pas les impacts de la nouvelle solution sur votre organisation.

Toute initiative de ce type comporte des risques ; une présentation qui les ignore manquera forcément de crédibilité. Cependant, ne vous contentez pas de les énoncer tels quels : montrez que vous avez réfléchi pour les réduire, voire les annuler.

6. Listez les autres solutions étudiées

Vous avez mené de longues recherches pour trouver le meilleur logiciel RH, alors parlez-en !

Sans revenir en détail sur toutes les options étudiées, dressez une liste de trois à cinq outils en indiquant pour chacun :

👉 le coût estimé
👉 les ressources nécessaires
👉 le calendrier
👉 les risques associés

Comparez-les avec le prestataire retenu dans votre recommandation finale.

7. Résumez succintement

Il est maintenant temps de conclure votre argumentaire. Comme votre introduction, cette partie doit être courte. Si un décisionnaire de votre entreprise ne devait voir que cette partie de votre présentation, elle doit suffire à le ou la convaincre !

8. Inspirez-vous et entourez-vous

Chaque organisation possède un format privilégié de présentation. Renseignez-vous auprès d’autres équipes de votre organisation : qu’ont en commun celles qui ont été réussies ?

Aussi, une fois votre dossier finalisé, relisez-le encore, supprimez le jargon... N’hésitez pas à répéter votre texte devant des collègues et à leur demander du feedback avant de passer à la table des négociations.

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Seulement 21% des dirigeants RH pensent que leur organisation utilise efficacement la data pour construire des stratégies d'acquisition et de recrutement efficaces, améliorer l'engagement des employés et prendre des décisions commerciales.

2020 nous l’a prouvé : pour rester compétitives, les organisations doivent inclure l'imprévisibilité dans leur roadmap. Un facteur qui s’ajoute à la transformation numérique du monde des affaires, déjà très rapide depuis plusieurs années. Des questions fondamentales se posent alors aux RH :

Quels types de profil faut-il recruter dès aujourd’hui ? Sur quelles compétences techniques et soft skills miser ?
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